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Comment mener efficacement une réunion dans un environnement multiculturel ?
Propos recueillis en collaboration avec Chantal Bishop-Corre du Coach Academy d’Expat Communication
À la fin d’une réunion avec une équipe multiculturelle, vous vous demandez ce qui s’est passé ? Une décision a-t-elle été prise ? Quelles sont les prochaines étapes ? Ai-je bien compris la discussion ? Ces questions sont courantes et, qui plus est, chaque participant à cette réunion en aura probablement une vision très différente.
Cela est dû au fait que chacun apporte son bagage culturel. Tout ce qu’il a appris de ses études, de sa famille, de ses amis et de son expérience professionnelle. Cela aura un impact sur les types de communication, sur les attentes hiérarchiques, sur l’écoute, sur leurs valeurs et bien plus encore…
Les équipes multiculturelles doivent avoir un cadre très bien défini et explicite pour travailler efficacement. Il y a trois domaines majeurs où les défis apparaissent : les recommandations, le feedback et la prise de décisions.
Examinons chacun d’eux du point de vue des Français et des Américains.
01
Présenter des recommandations
Les Français savent qu’il est essentiel de comprendre la logique qui sous-tend un concept ou une recommandation. C’est ce qu’ils ont appris à l’école. L’éducation américaine, en revanche, est davantage basée sur les aspects pratiques d’un concept ou d’une recommandation, « what’s in it for me? ».
Cela signifie que les Français commenceront généralement leur présentation par des détails sur le concept et qu’ils progresseront jusqu’à la conclusion à la fin. Les Américains se demanderont « quel est l’intérêt » et risquent d’être déconnectés. Les Américains font leurs présentations de la manière opposée, en commençant par la conclusion, puis en entrant dans quelques détails comme points d’appui. Ils répètent généralement la conclusion à la fin, ce qui provoque l’offense des Français qui se demandent pourquoi les Américains les traitent comme des enfants.
Comment concilier ces différences ?
Si vous avez un groupe composé de personnes appartenant aux deux styles, la meilleure approche consiste à faire un va-et-vient entre les principes théoriques et les exemples pratiques.
02
Un autre point délicat est le « feedback »
Les Français n’ont aucun problème à donner du feedback, ils sont à l’aise pour partager leurs points de vue sur les faiblesses d’une idée ou d’un plan. Cependant, les commentaires négatifs directs ne sont pas toujours bien accueillis par leur public américain qui peut considérer les commentaires négatifs exprimés avec force comme trop agressifs et non constructifs, après tout, une réunion est destinée à travailler ensemble vers une décision rapide.
La raison en est qu’il existe deux approches pour donner du feedback.
Une approche directe avec des mots forts pour être sûrs que le message est bien compris. C’est le cas des Français, mais aussi des Allemands, des Néerlandais et des Russes.
Et une approche indirecte avec des mots plus doux pour favoriser la cohésion du groupe et s’assurer que l’équipe pourra continuer à travailler ensemble pour prendre une décision. Ils peuvent utiliser des mots qui adoucissent la critique, comme « un peu », « une sorte de ». Il s’agit des Américains et des Anglais.
Comment concilier ces différences ?
Si vous avez un groupe composé de personnes appartenant aux deux styles, la meilleure approche consiste à commencer vos commentaires par un récapitulatif des points positifs, puis d’aborder les points négatifs de manière factuelle.
Pour les Anglophones, évitez un ton émotionnel ou colérique. Si vous avez identifié un problème majeur, l’équipe vous remerciera plus tard.
03
Prendre des décisions
Pour la plupart des Américains, le but même d’une réunion est de prendre des décisions. Et c’est là que réside le problème essentiel. Les Français prennent rarement des décisions en réunion. Pour les Français, une réunion est un forum pour débattre d’un problème, d’une recommandation, d’un concept. Pour examiner la question sous tous les angles. Les décisions sont prises en dehors du contexte de la réunion.
Comment résoudre tant de points de vue différents ?
Présentation, feedback, prise de décisions en l’occurrence.
1 – Identifiez les styles de raisonnement et de pensée de vos interlocuteurs.
2 – Travaillez avec votre groupe pour définir votre propre processus de travail.
Réservez un temps spécifique à cela. Comment les présentations seront faites, comment les décisions seront prises, comment les points d’action seront communiqués, les règles pour l’ordre du jour et sur les interruptions, qui sera le gardien du temps.
Á vous de jouer !
Coach certifiée par l’Ecole Française du Coaching MHD, affiliée à l’EMCC. Forte d’un parcours de plus de 20 ans au sein d’entreprises internationales travaillant étroitement avec les équipes EMEA et Nord-Américaines, Chantal partage son expérience en accompagnant les expatriés et leurs conjoints dans toutes les étapes de leur parcours professionnel pour les aider à atteindre leurs objectifs.
